9 conseils pour bien organiser vos documents comptables

1.    Créer un système cohérent et efficace

• Établissez un système de gestion de l’information dès les premiers jours d’activité.
• Choisissez clairement entre la conservation physique et numérique des documents, et gardez le même système toute l’année.
• Distinguez les documents courants des documents permanents.
• Séparez les documents confidentiels de ceux accessibles à l’ensemble de l’entreprise.

2.    Catégorisez vos documents

Organisez-les en catégories distinctes. Nous conseillons :

• Factures encaissées (débiteurs) et payées (créanciers)
• Salaires (bulletins de paie et déclarations sociales, …)
• Impôts et documents administratifs
• Dossier permanent

3.    Choisir entre la gestion numérique ou physique

La gestion numérique des factures (débiteurs et créanciers) est de plus en plus plébiscitée. Pourquoi passer à une gestion numérique ?

Avantages

• Accessibilité et facilité de recherche (depuis n’importe quelle interface)
• Gain de place (notamment pour les archives)
• Sécurité (contre le vol, la perte, les dommages naturels) et possibilité de donner des droits d’accès différenciés
• Réduit l’utilisation de papier

Inconvénients

• Manque de simplicité (la gestion physique paraît plus intuitive ou facile à gérer pour de nombreux entrepreneurs)
• Dépendance technologique
• Coûts (scanners performants, mises à jour des programmes, gestion des sauvegardes)
• Temps nécessaire à la numérisation
• Risque de cybersécurité

Nous recommandons une gestion numérique si vous :

• Emettez ou recevez la majorité de vos documents en format numérique
• Saisissez votre comptabilité vous-même sur un logiciel sur lequel vous intégrez vos documents scannés
• Avez régulièrement besoin de consulter vos factures, depuis des endroits variés
• Ou selon la taille de votre entreprise et le nombre de personnes devant accéder aux informations comptables.

Si vous choisissez de conserver vos factures numériquement, veillez à :

• Vous conformez à l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) en garantissant notamment l’intégrité des éléments comptables (PDF non modifiables ou signatures électroniques).
• Si vos factures sont intégralement téléchargées sur votre logiciel comptable, ou si vous utilisez Ebill, pensez à télécharger une copie de vos factures.
• Effectuez des sauvegardes fréquentes dans un endroit sécurisé – et assurez-vous que vos sauvegardes soient récupérables facilement.

4.    Gestion des factures

Gestion papier des factures

Pour les factures ouvertes :

• Ouvrir un classeur avec les factures créanciers, ouvertes à ce jour.
• Ouvrir un classeur avec les factures débiteurs, ouvertes à ce jour.
• Ils permettent d’établir aisément la liste des rappels aux débiteurs et des paiements à faire

Pour les factures déjà payées

• Ouvrir un dossier par année, par trimestre ou par mois selon votre volume d’activité.
• Etablissez une séparation par moyen de paiement (caisse / poste / banque / paypal /…)
• Classer chronologiquement les avis de débit ou de crédit (le plus récent sur le haut)
• Y joindre toutes les pièces justificatives (factures débiteurs et créanciers, décomptes, attestations, …)

Vous pouvez choisir de classer vos documents par ordre alphabétique plutôt que chronologique, mais si vous nous confiez la comptabilité, nous gagnerons du temps avec le second.

Gestion des factures numériques

Factures débiteurs

• Les factures sont généralement générées directement de votre logiciel comptable
• Nous vous conseillons vivement d’en garder une copie PDF dans un dossier dédié
• Créez des sous-dossiers si vous avez des traitements TVA différents (prestation exonérées, 2 taux forfaitaires, etc.)

Factures créanciers

• Créez un dossier pour les factures ouvertes (inbox)
• Créez un dossier pour les factures payées, regroupés par mois et par année
• Adoptez un système de libellé des factures qui facilite les recherches, et qui spécifie la période concernée, par exemple :
  • « Loyer_01 »
  • « TVA_1T24 »
  • « AVS_décompte final 2023 »

Dans tous les cas

• Si vous nous confiez la saisie comptable, différencier les moyens de paiement par des sous-dossiers dédiés afin de faciliter notre travail
• Ajouter à votre dossier (numérique ou physique) les relevés bancaires détaillés

5.    Conservation des données salariales

Dossier des employés

Permanents 

• Informations personnelles (CV, état civil, relation bancaire, …)
• Contrat de travail et avenants

Annuels 

• les fiches de salaires mensuelles
• le certificat de salaire annuel
• les indemnités reçues, les fiches de frais
• les décomptes de vacances signés
• l’état signé des heures supplémentaires et des décomptes d’heure

Dossier de l’entreprise

Permanents 

• Votre dossier contiendra les contrats avec les différentes assurances sociales.

Annuels 

• la réconciliation des salaires et des charges sociales
• les annonces aux charges sociales

Attention à la gestion de la confidentialité des données salariales

• Le dossier des salaires contient des données sensibles et personnelles au sens de l’art. 5 de la loi sur la protection des données.
• Ces données sont également protégées par le code des obligations (art. 328b) : l’employeur ne peut collecter et traiter des données sur les employés que dans la mesure où elles concernent leurs aptitudes à remplir leur fonction ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail.
• Ces dispositions sont également applicables aux processus précontractuels (dossier de candidatures) et après la fin des rapports de travail​. Cela signifie que certaines informations devront être supprimées ou rendues anonymes une fois qu’elles ne sont plus nécessairesou après la fin des relations de travail.

6.    Impôts et documents administratifs

Les éléments de paiements (décomptes TVA, acomptes d’impôt pour personnes morales, etc.) sont classés avec les factures créanciers. Mais il est important de créer un dossier distinct pour tous les documents permanents ou décisionnels :

• Assujettissement et contrôles TVA
• Formulaires d’impôt anticipé et de droit de timbre
• Pour les personnes morales : Déclaration d’impôt et décision de taxation
• Pour les indépendants : Affiliation AVS et décomptes définitifs AVS
• Ruling, règlements de frais agréés, etc.

7.    Gestion des documents permanents

Créez un dossier pour réunir tous les autre documents permanents, par exemple :

• Agrémentation, patentes, etc.
• Contrats (bail, fournisseurs, garanties, assurance RC, etc.).
• Engagements en leasing
• Contrats bancaires, garanties, cautionnements, nantissement.
• Règlements d’entreprise, chartes, conventions d’actionnaires, etc.
• PV d’assemblées générales et de conseil d’administration signés

8.    Sécurité et Confidentialité

• Mettez en place des politiques de confidentialité pour protéger les informations sensibles.
• N’oubliez pas d’inclure la formation du personnel sur la conservation des données et sur les politiques de sécurité.
• Il est utile de réaliser un scénario catastrophe et y trouver des alternatives pour éviter la perte de vos documents

9.    Durée de conservation des données

Les exigences légales sont de :

• 3 ans pour un contrôle de l’AVS
• 5 ans pour un contrôle de la TVA
• 10 ans pour un contrôle fiscal (impôts directs)
• Jusqu’à 14 ans pour les procédures en droit administratif

Veillez à conserver les documents légaux durant ces périodes de garde, et notamment :

• les états financiers complets signés
• les justificatifs de bilan (inventaires des stocks et travaux en cours, détail des provisions, etc.)
• les factures créanciers et débiteurs
• les certificats de salaires et les décomptes sociaux, les fiches de salaires et les feuilles d’heures
• les déclarations d’impôts et les décisions de taxation

Conservez à vie les archives de tout ce qui a trait aux immeubles dont vous êtes propriétaires (achats/ventes, impenses), les documents de constitution, les actes notariés, le registre des actionnaires, les PV d’assemblée générale ou du conseil d’administration.